Локальные нормативные акты организации

Большинство работодателей в Российской Федерации обязаны разрабатывать локальные нормативные акты (ЛНА).

Это требование не распространяется на нанимателей -  физических лиц, не зарегистрированных в качестве ИП. Также от составления большинства локальных документов могут отказаться микропредприятия и некоммерческие организации, если заключают типовые трудовые договоры с работниками, в которых прописаны все условия деятельности. Они обязаны лишь выпускать внутренний акт о переводе на удаленную работу.

Создание указанных документов в основном определяется требованиями трудового законодательства. 

Локальные правовые акты позволяют упорядочить внутренние процессы организации и учитывают права как сотрудников, так и работодателя.

Характеристики локальных нормативных актов

• единая законодательная основа - трудовое право и иные законодательные нормы;
• обезличенный характер - в большинстве случаев они применяются ко всем членам трудового коллектива. Отдельные документы могут разрабатываться и применительно к группам сотрудников, но только если их функционал выделен и связан с процессами, требующими регламентации условий работы или порядка взаимодействия;
• императивность - издаются работодателем и не требуют подтверждения отдельного работника. При этом, если в организации выделен представительный орган работников и это зафиксировано в коллективном договоре или в соглашениях с указанным органом, то необходимо его согласование;
• постоянность или длительность применения;
• корпоративная адаптивность - применяются в рамках конкретной организации и учитывают особенности ее деятельности и функционирования. 

Внутренние нормативные документы ни в коем случае не могут нарушать или ухудшать права и положения сотрудников, предоставленные им законом, коллективным или трудовыми договорами.

Обязательные локальные нормативные акты

Хотя в законодательстве нет конкретного списка ЛНА, однако считается обязательной та документация компании, о которой необходимо проинформировать сотрудников в соответствии с отдельными статьями Трудового кодекса РФ. К ним в основном относятся:

Штатное расписание и графики отпусков тоже рассматриваются как ЛНА.

В штатном расписании обобщенно фиксируется распределение обязанностей между сотрудниками, установлении должностей и условиях выплаты заработной платы.

Законодательной нормы об ознакомлении работников со штатным расписанием нет. При этом, данное требование может быть установлено другим внутренними документами организации и в этом случае, информирование под роспись становится обязательным. 

График отпусков фиксирует информацию о датах и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников организации на период календарного года по отдельным месяцам.

Законодательством не установлены конкретные сроки ознакомления с графиком отпусков. Но о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до выхода в него.

Правила внутреннего трудового распорядка

При разработке Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) необходимо учитывать обязательные и допустимые условия, указанные в Приказе Роструда от 11.11.2022 N 253 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства".

ПВТР создаются работодателем и регламентируют режим работы и отдыха, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сотрудников и самой организации, систему стимулирования через наказания и поощрения.

Если в компании существует профсоюз, ПВТР должны быть согласованы его избранным органом в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса РФ.

ПВТР могут оформляться отдельным документом или включены в коллективный договор. Этим определяется и способ утверждения правил – приказом и/или проставлением утверждающей визы на титульном листе, либо вместе с принятием коллективного договора.

Положение об оплате труда

Данный внутренний акт фиксирует основные условия оплаты труда, порядок начисления, выплаты и индексации зарплаты, а также определяет систему материального стимулирования работников и правила выплаты материальной помощи или других компенсаций и льгот при наступлении определенных событий.

Согласно закону, не требуется оформление Положения об оплате труда в отдельным документом. Главное, чтобы все важные моменты, регламентирующие систему выплат, были отражены в трудовых договорах с работниками, коллективном договоре или иных внутренних актах. 

Но принятие отдельного положения об оплате труда упрощает взаимодействие с фискальными и прочими проверяющими органами по вопросам налогообложения выплат работникам, поскольку в едином документе обосновываются используемые расчеты по налогу на прибыль и УСН («доходы минус расходы»), а также подтверждается соблюдение законодательства в отношении выплат работникам.

Положение о персональных данных

Основными нормами, регулирующими данную сферу деятельности организации, являются Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и статьи 86 и 87 ТК РФ. В них устанавливаются основные принципы и требования к сбору, обработке и защите персданных, а также порядок утверждения локальных нормативных актов организаций, касающихся этой темы.

Поскольку перечень ПД включает информацию, позволяющую идентифицировать человека (как минимум фамилию, имя, отчество), то работа с указанными данными не ограничивается только сферой кадрового делопроизводства, но и затрагивает те сферы бизнеса, которые связаны с доступом к ним при работе с клиентами, партнерами, контрагентами, в процессе взаимодействия с которыми происходит обмен или сбор персональных данных участвующих лиц. Поэтому разработка такого положения понадобится и микропредприятию, не имеющему сотрудников, но в процессе работы, получающему доступ к персональным данным клиентов (например, Интернет-торговля, оказание услуг, предусматривающих передачу ПД и др.).

Как в случаях с получением личных данных работников, так и при обработке полученных сведений от клиентов необходимо получать согласие на их обработку, которое должно предоставляться субъектом ПД исключительно добровольно с четким указанием целей передачи, объема передаваемой информации и порядка обработки полученных данных.

За отсутствие положения о персональных данных и другие нарушения, допущенные при их обработке в соответствии со статьей 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях, организация может быть подвергнута значительным штрафам за нарушение законодательства о ПД. При этом на индивидуальных предпринимателей накладывается ответственность как на юридические лица.

Инструкции по охране труда

Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда фиксируются в инструкциях или иных локальных нормативных актах и зависят от конкретных производственных условий предприятия. 

Инструкции по охране труда могут быть типовыми, применимыми в различных отраслях производства (например, Приказ Минтруда России от 15.12.2020 N 903н (ред. от 29.04.2022) "Об утверждении Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок"), а также применяемые для конкретных профессий и должностей в соответствии с уровнем риска.

И хотя с 1 марта 2022 года Минтруд России не выпускает новые типовые инструкции по охране деятельности и срок действия некоторых либо прекращен, либо утратит силу в ближайшее время (так, упомянутые выше Правила по Приказу 903н действуют до 31.12.2025), но в силу их тщательной проработки организации могут использовать их как образец. 

Для разработки инструкций по охране труда нужно принять требования Приказа Минтруда РФ от 29.10.2021 № 772н, а также ГОСТы, СанПиН, гигиенические нормы и стандарты безопасности, утвержденные для конкретных производств или оборудования, применяемого в определенных сферах деятельности.

Локальные акты по охране труда должны включать пять обязательных разделов, отражающих общие требования по охране труда, перед началом, во время и по окончании работы, а также по работе в аварийной ситуации.

Также документация по охране труда должна содержать перечень и порядок использования средств индивидуальной защиты (специальная одежда и обувь, приспособления для защиты органов дыхания, зрения, слуха, а также отдельных частей тела), а также нормативы их использования на работника.

Прочие локальные нормативные акты

Компании вправе разрабатывать и утверждать и другие внутренние нормативные документы, необходимые для их деятельности.

Так, в настоящее время распространенными ЛНА являются положения о командировках, о коммерческой тайне или обращении с конфиденциальной и прочей информацией с ограниченным доступом, положения о премировании и тд.

Процедура ознакомления с локальными нормативными актами

Процесс информирования сотрудников с внутренними правилами и однозначное подтверждения факта и полноты ознакомления с ними работников крайне важна для организации, как при ведении деятельности, так и при рассмотрении трудовых споров. Правильность составления и применения их на практике является предметом тщательного анализа при вынесении решения по виновности тех или иных лиц.

Кроме этого, законодательно установлена ответственность работодателя за нарушения при отсутствии, неверном составлении или не ознакомлении с ЛНА работников.

Ознакомление с документацией обязательно проводить под роспись. Перед заключением трудового договора все принимаемые на работу сотрудники должны внимательно ознакомиться с ЛНА, используемыми в их деятельности. Если же в документацию вносятся изменения, все работающие на момент утверждения новой редакции ЛНА сотрудники должны быть ознакомлены также под роспись.

Формат ознакомления не регламентирован, но он должен позволять однозначно определять персональные данные ознакомившегося сотрудника, наименование акта и дату ознакомления.

Преимущества подготовки локальной документации с помощью юридического агентства “АСТРЕЯ”

Важно понимать, что разработка внутренних нормативов — это необходимый процесс для каждой организации. Эти документы помогают упорядочить трудовые отношения, защитить права работников и работодателя, а также минимизировать риски, связанные с возможными трудовыми спорами.

Обращаясь к юристам Агентства «АСТРЕЯ», вы получаете следующие преимущества:

• Профессиональная экспертиза — специалисты имеют опыт работы с различными подразделениями и отраслями производства и помогут создать актуальные документы в соответствии с требованиями законодательства и действующей судебной практикой;
• Индивидуальный подход — документация будет адаптирована под ваши нужды и особенности сферы деятельности;
• Оперативность — вы сможете быстро внедрить новые нормативы в организацию.

•